Como criar uma política de controle de acesso adequada?

Você sabe como criar uma política de controle de acesso que seja correta para sua empresa?

Manter os dados seguros é uma das grandes preocupações de empresas, órgãos públicos e até mesmo instituições de ensino. E, em um mundo cada vez mais digital, é muito importante garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso às informações corretas, na hora certa.

Para isso, é preciso contar com uma política de controle de acesso bem definida. Mas afinal, o que isso significa na prática? Basicamente, é um conjunto de regras que define quem pode acessar quais recursos, como sistemas, documentos e ambientes internos.

A saber, isso vale tanto para o ambiente digital quanto para o físico. Criar uma política assim ajuda a evitar vazamentos, fraudes e problemas com leis que tratam da proteção de dados. Além disso, permite mais organização dentro das equipes e aumenta a confiança em processos internos.

A seguir, você vai ver como dar os primeiros passos para desenvolver uma política eficiente e segura, sem complicação e com foco no que realmente importa: proteger o que é valioso para sua organização. Vamos lá?

Entenda o que precisa ser protegido

O primeiro passo para criar uma política de controle de acesso é entender o que deve ser protegido, o que pode parecer simples, mas muitas empresas não sabem exatamente quais são seus dados mais sensíveis. Isso inclui informações de clientes, contratos, dados financeiros e até mesmo emails.

Também vale pensar nos sistemas que guardam essas informações, como softwares de gestão ou plataformas de atendimento. É importante conversar com as equipes envolvidas, como TI, RH e financeiro, para mapear tudo o que precisa de algum tipo de restrição de acesso.

Ao fazer esse levantamento, você vai descobrir que nem todo dado precisa da mesma proteção. Afinal, alguns exigem mais atenção, enquanto outros podem ter um controle mais flexível, isso ajuda a direcionar melhor os esforços.

Ter clareza sobre o que é mais importante dentro da empresa torna todo o processo mais simples e assertivo. Afinal, não dá para proteger o que você nem sabe que existe, certo?

Estabeleça quem pode acessar o quê

Depois de saber o que precisa ser protegido, o próximo passo é decidir quem poderá acessar cada tipo de informação ou sistema. Essa parte da política deve ser muito bem pensada, pois garante que as pessoas certas tenham acesso aos dados de que realmente precisam para trabalhar.

É comum que funcionários de áreas diferentes tenham permissões distintas. Por exemplo, alguém do setor financeiro não precisa acessar arquivos do departamento jurídico.

Por isso, vale olhar para as funções de cada colaborador e definir os acessos com base nisso. Aqui, uma boa dica é seguir o princípio do menor privilégio, isso significa dar a cada pessoa apenas o acesso necessário para realizar suas tarefas, e nada além disso.

Assim, mesmo que ocorra um erro ou falha, os riscos são menores e, com essa divisão clara, você evita o acesso indevido por acidente ou má-fé. Além disso, a organização interna se fortalece e a empresa ganha mais controle sobre suas informações.

Escolha um modelo de controle de acesso

Para organizar melhor quem acessa o quê, existem modelos que ajudam a colocar tudo em prática. Como por exemplo:

• O mais comum e fácil de aplicar é o modelo com base em função, em que cada pessoa tem acesso ao que precisa de acordo com seu cargo ou atividade. Por exemplo, um gerente pode ter mais acesso do que um estagiário, o que faz todo sentido;
• Outro modelo possível é o baseado em regras, em que fatores como horário ou local também influenciam. Isso é útil, por exemplo, para limitar acessos fora do expediente ou quando alguém tenta entrar em um sistema de outro país.

Apesar de existirem modelos mais técnicos, como os com base em atributos, o importante é escolher aquele que se adapta melhor à realidade da sua organização. Não é preciso complicar, pois o essencial é garantir que os acessos sejam coerentes, bem distribuídos e seguros. Dessa forma, você protege as informações e ainda evita erros que podem causar prejuízos.

Crie um documento claro e objetivo

Uma política só funciona de verdade quando está bem documentada e pode ser consultada por todos. Por isso, é muito importante escrever esse documento com clareza, usando uma linguagem simples, sem termos muito técnicos.

Sendo assim, o ideal é que qualquer pessoa da empresa entenda o que você está explicando. Esse documento deve conter o objetivo da política, os tipos de acesso existentes, quem é responsável por aprovar acessos e como os colaboradores devem solicitar ou revogar esses acessos.

Também é importante explicar o que pode acontecer se alguém não seguir as regras. Não se trata de ameaçar, mas sim de mostrar que há consequências para proteger os dados da empresa.

Outra dica importante é revisar esse material de tempos em tempos, pois com o tempo, as funções mudam, novas ferramentas são usadas e as necessidades de acesso também se alteram. Por isso, uma política atualizada é sinal de maturidade e cuidado com a segurança da informação.

Envolva as equipes certas no processo

Criar uma política de controle de acesso não é tarefa de uma pessoa só, é necessário envolver diferentes áreas da empresa para que tudo funcione bem. O time de tecnologia, por exemplo, tem um papel fundamental na configuração dos sistemas e na gestão dos acessos, já o setor de recursos humanos pode ajudar no momento de contratação e desligamento, garantindo que os acessos sejam liberados ou encerrados de forma correta.

É importante também ouvir os líderes de equipe, já que eles conhecem as atividades de seus times e podem indicar quais sistemas ou arquivos são essenciais para o trabalho do dia a dia. Com essa troca, é possível criar uma política mais realista, que atende às necessidades de cada área sem comprometer a segurança.

A saber, quando todos participam, a política ganha força e passa a fazer parte da cultura da empresa. E isso ajuda a evitar falhas e cria um ambiente mais responsável em relação ao uso das informações.

Treine os colaboradores e promova a conscientização

Uma política bem escrita e organizada só funciona se as pessoas entenderem sua importância, por isso, é fundamental treinar os colaboradores e mostrar, de forma prática, como cada um pode contribuir com a segurança da empresa. E esse treinamento pode ser feito durante a integração de novos funcionários e também de forma periódica, com atualizações e lembretes.

Mais do que regras, é importante reforçar comportamentos, ensinar a não compartilhar senhas, evitar acessar sistemas em redes públicas e a desconfiar de e-mails suspeitos são atitudes simples, mas que fazem muita diferença. Quando o time está bem informado, os riscos diminuem e o ambiente de trabalho se torna mais seguro para todos.

A segurança da informação precisa ser parte da rotina, e não algo distante. Assim, ao criar esse tipo de cultura, a empresa mostra que leva a sério a proteção dos dados e valoriza a responsabilidade de cada um nesse processo. Até a próxima!

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