O fechamento de folha de pagamento é uma tarefa importante que o RH deve cuidar mensalmente. E claro, ter este trabalho requer atenção, cuidado e diversos processos meticulosos que podem tomar tempo.
Hoje, vamos falar um pouco sobre como desburocratizar este processo, para que se possa realizar o fechamento da folha de forma mais descomplicada e com ferramentas que facilitam o trabalho.
Continue lendo e confira em seguida todas as informações em relação a este assunto importante para todos os gestores.
O que deve constar no fechamento de folha de pagamento?
Para que sua folha de pagamento se enquadre dentro dos quesitos legais, é sempre importante verificar se ela contém dados obrigatórios. Seja ela utilizada em sua forma física ou online, os requisitos são os mesmos e você precisa se atentar. Confira em seguida quais são eles.
Dados importantes
Para começar, é importante que a folha de pagamento inclua todas as informações sobre o empregador e o colaborador. No caso do empregador, é preciso constar nome, endereço e CNPJ.
Quanto ao colaborador, devem estar presentes dados como nome completo, cargo e função. Esses dados devem aparecer de forma clara no documento, como um cabeçalho.
Descontos
Além disso, a folha de pagamento deve incluir todos os dados relacionados aos descontos, desde que estejam permitidos dentro da legislação.
Entre os descontos que precisam aparecer na folha estão:
- INSS (com a alíquota de contribuição e o valor correspondente);
- Contribuição sindical caso o colaborador concorde;
- Descontos de vales, como alimentação e transporte dentro do limite da lei;
- Descontos por atrasos ou faltas.
Valor do salário de cada funcionário
O valor do salário registrado na folha de pagamento serve para calcular o que o trabalhador realmente recebe no final do mês. O salário bruto inclui o valor que se tem em contrato mais acréscimos como horas extras e adicionais, e é sobre esse montante que se aplicam os descontos legais e contribuições.
Entre os descontos obrigatórios estão o INSS e o imposto de renda, além de outros, como contribuição sindical e vales, desde que autorizados pelo colaborador e previstos pela lei. Já o salário líquido é o valor final que o trabalhador recebe, depois de todos os descontos aplicáveis.
Além disso, o FGTS é um benefício pago exclusivamente pelo empregador e não impacta diretamente o salário líquido. Esse valor vai para uma conta específica na Caixa Econômica Federal e só pode ser acessado pelo colaborador em situações específicas, como demissão sem justa causa, compra de imóvel ou aposentadoria.
Dias trabalhados
Com os dias trabalhados, se pode ter acesso a outras informações importantes, como por exemplo o valor devido de transporte e alimentação do colaborador.
Sendo assim, é importante que esteja corretamente discriminado no fechamento da folha de pagamento.
Outros adicionais
Por fim, existem outros adicionais, como horas extras e outros, sempre discriminando de forma detalhada.
Dicas para desburocratizar o fechamento de folha de pagamento
Simplificar o fechamento de folha de pagamento pode economizar tempo e reduzir erros, além de garantir maior precisão nas obrigações trabalhistas.
Com algumas estratégias práticas, você pode deixar esse processo mais ágil, facilitando a gestão de dados e o cumprimento das normas sem complicações desnecessárias. Veja em seguida as dicas que podem ajudar na desburocratização desse fechamento e otimizar a rotina do departamento pessoal.
Automatize com relógio de ponto
Utilizar relógio de ponto manual é totalmente ultrapassado e ainda pode gerar muitos erros na hora de fazer o fechamento da folha de pagamento. Por meio de um controle de ponto digital, é muito mais fácil que você mantenha os dados devidamente coletados para utilizar neste momento.
Sendo assim, optar por um sistema que se adeque às necessidades da sua empresa vai fazer toda a diferença e te dar muito mais tranquilidade e menos burocracia na hora de fechar a folha.
Mantenha os documentos com cópia
A folha de pagamento é um documento obrigatório para toda empresa, portanto, você precisa cuidar bem do armazenamento de seus dados. Manter backups atualizados é importante, tanto para responder a fiscalizações quanto para assegurar a organização interna do setor de Recursos Humanos.
Fazer isso reduz o risco de perda de informações e facilita o acesso a dados históricos sempre que for preciso.
Uma forma interessante de garantir backups automáticos e constantes é integrar a folha de pagamento ao sistema de controle de ponto eletrônico. Com essa conexão, todas as informações ficam juntas em uma única plataforma, o que permite ao gestor ou profissional de RH consultar dados completos com facilidade.
Opte por bons sistemas de folha de pagamento
O sistema de folha de pagamento integrado ao seu relógio de ponto pode trazer muitos benefícios, ajudando a desburocratizar o fechamento da folha de pagamento.
Com essa integração, é possível realizar todo esse fechamento com menos chances de erros, deixando o processo muito mais rápido, menos trabalhoso e com muito menos papelada.
Sendo assim, deixe de lado os controles manuais e opte por soluções digitais que podem realmente facilitar o dia a dia na sua empresa neste momento tão importante.
Opte por boas ferramentas digitais
A utilização de ferramentas digitais no fechamento da folha de pagamento é uma estratégia que permite que você otimize o fluxo de trabalho, reduzindo então erros e aumentando a precisão dos dados financeiros.
Investir em alta tecnologia, como softwares de holerite e sistemas de controle de ponto eletrônico, possibilita desburocratizar o fechamento de folha de pagamento com a automação de tarefas repetitivas que antes ocupavam boa parte do tempo dos profissionais de RH.
Com esses sistemas, a empresa agiliza o fluxo de informações, melhora a comunicação entre setores e facilita o compartilhamento de dados em tempo real.
Por exemplo, o uso de softwares de holerite permite calcular e gerar a folha de pagamento automaticamente, poupando o tempo da equipe de RH e minimizando erros de cálculo. Essas ferramentas oferecem maior segurança aos documentos e possibilitam que todas as informações fiquem acessíveis em poucos cliques, facilitando consultas e evitando perdas de dados importantes.
Já os softwares de controle de ponto ajudam a monitorar as atividades e na precisão dos registros de horas trabalhadas. Eles permitem que gestores acompanhem em tempo real a jornada dos colaboradores, o que ajuda com que o fechamento da folha aconteça sempre com dados atualizados e sem a necessidade de ajustes manuais, o que reduz muito as chances de erros.
Gostou de saber mais sobre o fechamento de folha de pagamento e como fazer isso com menos burocracia? Para isso, não se esqueça de um bom controle de ponto para integrar o processo. Fale conosco e vamos conversar sobre as necessidades da sua empresa.
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