A atualização do software de relógio de ponto é um ponto muito importante para manter o bom funcionamento e a segurança desses sistemas nas empresas e, logo na implantação, muitas pessoas esquecem que o software precisa ser mantido com suporte contínuo. E isso significa atualizar regularmente o sistema para garantir que tudo funcione como deve. Mas afinal, com que frequência essas atualizações devem acontecer?
A resposta pode variar, mas existem algumas dicas que ajudam a definir um intervalo ideal. Então, a seguir vamos explicar como funcionam as atualizações, por que elas são importantes e o que considerar ao planejar a manutenção do software de ponto. Continue lendo e saiba mais!
Por que a atualização do software de relógio de ponto é tão importante?
Atualizar o software não é só uma questão de deixar o sistema mais moderno. A atualização do software de relógio de ponto garante que ele continue atendendo às regras trabalhistas, que mudam com o tempo.
Além disso, um sistema desatualizado pode apresentar falhas, dificultar o registro de ponto e até gerar erros nas folhas de pagamento.
Com as atualizações, o software corrige bugs, melhora o desempenho e traz novos recursos. Muitas vezes, são incluídas funcionalidades que facilitam a vida do gestor de RH, como relatórios mais claros ou integração com outros sistemas.
Também é comum que as atualizações tragam melhorias na segurança, protegendo os dados dos colaboradores e da empresa. E, em tempos de LGPD e maior exigência de compliance, manter o software em dia ajuda a evitar problemas legais.
Qual a frequência ideal para as atualizações do sistema?
A frequência da atualização do software de relógio de ponto depende do fornecedor e do modelo que você utiliza. Mas, em geral, o ideal é que as atualizações sejam verificadas e aplicadas a cada três meses.
No entanto, alguns sistemas mais modernos recebem atualizações automáticas, com correções e melhorias frequentes. As empresas que usam softwares em nuvem costumam ter menos trabalho, pois o próprio fornecedor cuida das atualizações, já quem utiliza sistemas locais precisa ficar mais atento e contar com suporte técnico para manter tudo em dia.
Em alguns casos, o fornecedor envia notificações quando há atualizações disponíveis, mas nem sempre isso acontece. Ou seja, o ideal é ter um cronograma de manutenção, verificando regularmente se há atualizações pendentes.
O que pode acontecer se o software estiver desatualizado?
Ignorar a atualização do software de relógio de ponto pode trazer uma série de problemas para a empresa. E um dos mais comuns é o mau funcionamento do sistema, como lentidão, registros incorretos ou falhas na exportação de dados. A saber, esses erros impactam diretamente a rotina do RH e podem gerar conflitos com os colaboradores.
Outro ponto crítico é a compatibilidade, já que, com o tempo, sistemas operacionais e equipamentos evoluem. Se o software de ponto não for atualizado, pode deixar de funcionar em versões mais recentes de navegadores, computadores ou celulares, o que compromete a usabilidade e pode exigir um investimento urgente em troca de sistema.
Além disso, há o risco de vulnerabilidades de segurança, pois um sistema desatualizado é mais propenso a invasões e perda de dados. E quando se trata de informações de jornada de trabalho, esse é um risco grave.
Como saber se o seu software está atualizado?
A maioria dos sistemas possui uma área de configurações onde é possível verificar a versão atual instalada, e alguns também mostram uma notificação quando há uma nova versão disponível. Mas, caso não encontre essa informação, entre em contato com o suporte do fornecedor para confirmar se você está usando a última versão.
Outra dica é observar o desempenho do sistema, pois, se ele está mais lento que o normal ou apresenta travamentos, pode ser sinal de que precisa de uma atualização. Também é possível verificar a atualização do software de relógio de ponto por meio de relatórios de manutenção ou pelo painel de controle do sistema, se disponível.
Quais recursos novos podem vir com as atualizações?
A atualização do software de relógio de ponto pode trazer muito mais do que apenas correções de falhas, já que é comum que os desenvolvedores incluam melhorias no design, novas funções e mais opções de personalização. E, entre os recursos que podem ser adicionados estão gráficos de jornada, alertas automáticos e integração com sistemas de folha de pagamento.
Outra vantagem é a inclusão de suporte a novas tecnologias, como reconhecimento facial, geolocalização e até registros via aplicativo. Isso amplia as possibilidades de controle e facilita o dia a dia dos colaboradores, ainda mais em regimes híbridos ou remotos.
Atualizações também podem incluir melhorias na exportação de dados, relatórios mais visuais e maior precisão nos registros. Por isso, é importante acompanhar as notas de versão que os fornecedores divulgam, para saber tudo que foi incluído.
Como montar um plano de atualização do software de relógio de ponto?
Ter um plano claro ajuda a garantir que a atualização do software de relógio de ponto aconteça de forma organizada e sem interrupções na rotina. Então, primeiro nomeie um responsável por acompanhar o sistema, verificar a versão instalada e manter contato com o fornecedor. Esse profissional será o ponto de apoio para garantir que tudo esteja funcionando bem.
Depois, defina uma frequência para checar novas versões, o que pode ser feito mensal ou trimestralmente, dependendo do tipo de sistema que você usa. Assim, quando houver atualizações disponíveis, verifique o conteúdo da nova versão e planeje o melhor momento para aplicá-la, mas de preferência fora do horário de expediente.
Inclua esse plano na rotina do setor de TI ou de RH, a atualização do software de relógio de ponto pode ser simples, mas é sempre bom fazer um backup antes de qualquer alteração. Com organização, você garante que a atualização do software de relógio de ponto ocorra com segurança e sem impacto na operação da empresa. Então coloque nossas dicas em prática, garanta que seu sistema esteja sempre atualizado e tenha mais tranquilidade na rotina da sua empresa. Até a próxima!
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