As leis trabalhistas sempre precisam evoluir para se adaptar às novas realidades da sociedade e acompanhar a evolução tecnológica. Nesse sentido, a Portaria 671 de 2021 veio para alinhar diversos aspectos da rotina trabalhista, principalmente no que diz respeito ao controle de ponto.
Por isso, é importante estar certo de que seu sistema de controle de ponto esteja de acordo com essas especificações, para evitar problemas com a Lei. Pensando nisso, hoje trouxemos tudo sobre esse assunto, além de dicas de como se adequar. Então, continue lendo até o final e não deixe passar nada importante.
O que diz a Portaria 671 de 2021?
A Portaria 671 de 2021 regulamenta o controle de ponto digital, permitindo que o comprovante de registro de ponto seja emitido tanto em formato impresso quanto eletrônico. Ela estabelece que o comprovante deve ser em PDF e ter assinatura eletrônica.
Para o REP-C, é necessário seguir as normas do INMETRO. Já para os sistemas REP-A e REP-P, as assinaturas devem ser qualificadas, utilizando certificados emitidos pelo ICP-BRASIL, conforme a Lei 14.063/2020.
Os trabalhadores devem ter acesso eletrônico ao comprovante de registro de ponto a cada marcação, sem necessidade de aprovação ou solicitação prévia. Esses comprovantes devem estar disponíveis para extração por um período mínimo de 48 horas, independentemente de qualquer solicitação.
Além dessas diretrizes, a portaria também introduz a exigência de que todos os sistemas disponibilizem arquivos no formato AFD (Arquivo Fonte de Dados). No caso do REP-C, esses arquivos devem ser extrídos via USB. Para os sistemas REP-A e REP-P, incluindo o controle de ponto digital, o Auditor-Fiscal do Trabalho deve ter acesso imediato.
Como se adequar à Portaria 671 de 2021?
Para se adequar à Portaria 671 de 2021, as empresas precisam adotar algumas medidas essenciais. Primeiramente, é fundamental implementar um sistema de controle de ponto eletrônico que atenda aos requisitos de autenticidade, integridade e validade jurídica dos registros de jornada.
Isso pode ser feito através de softwares especializados que permitem a marcação de ponto via dispositivos móveis, computadores ou relógios de ponto eletrônicos.
Além disso, é necessário garantir que o sistema de controle de ponto registre com precisão os horários de entrada, saída e intervalos dos funcionários. Esses registros devem ser armazenados por um período mínimo de cinco anos, conforme exigência da portaria. A empresa também deve assegurar que os dados estejam protegidos contra fraudes e alterações indevidas.
Para empresas que adotam o trabalho remoto, é importante garantir que o controle de ponto possa ser realizado de forma remota, respeitando as diretrizes da portaria. Isso pode envolver o uso de aplicativos que permitam a marcação de ponto à distância, mantendo a transparência e a conformidade com a legislação.
Tipos de Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP)
A Portaria 671 de 2021 classifica os Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) em três tipos principais: REP-C, REP-A e REP-P.
REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional)
Esse é o modelo tradicional, utilizando dispositivos físicos para registrar os horários de entrada e saída dos funcionários. O modelo mais popular desse tipo de relógio de ponto é o cartográfico, no qual os horários de entrada e saída ficam registrados em cartões de papel inseridos pelos colaboradores.
REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo)
Combinando equipamentos e programas de computador para registrar a jornada de trabalho, este sistema é mais flexível e pode ser adaptado às necessidades específicas de cada empresa.
Ele permite a utilização de diferentes dispositivos, como tablets e smartphones, para a marcação de ponto, o que facilita o controle em ambientes de trabalho mais dinâmicos.
REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa)
Por fim, esse é o mais moderno dos três. Ele utiliza softwares especializados para coletar, armazenar e tratar os registros de ponto. Este sistema é ideal para empresas que adotam o trabalho remoto ou que possuem uma força de trabalho distribuída, pois permite a marcação de ponto de qualquer lugar.
Benefícios de estar em conformidade com a Portaria 671
Primeiramente, a implementação de sistemas eletrônicos de controle de ponto que atendem às exigências da portaria assegura a precisão e a segurança dos registros de jornada de trabalho. Com isso, minimiza-se o risco de fraudes e erros.
Além disso, a conformidade com a Portaria 671 simplifica a gestão de recursos humanos. Afinal, sistemas eletrônicos eficientes permitem a automação dos processos de registro e armazenamento de dados, economizando tempo e recursos que podem ser direcionados para outras áreas estratégicas da empresa. A digitalização dos registros também facilita o acesso rápido e fácil às informações, auxiliando na tomada de decisões e na realização de auditorias.
Por fim, estar em conformidade com a Portaria 671 ajuda a evitar multas e penalidades decorrentes de irregularidades no controle de ponto. Ao seguir as diretrizes estabelecidas, as empresas demonstram compromisso com a legislação trabalhista e com a ética nas relações de trabalho, fortalecendo sua reputação no mercado.
Dicas para adaptar seu sistema de controle de ponto
Como já vimos, é muito importante se adequar às normas estabelecidas pela Portaria 671 de 2021, pois isso evita problemas com a Lei e ainda traz benefícios adjacentes para a empresa.
Assim sendo, veja a seguir algumas dicas de como adaptar seu sistema às diretrizes da Portaria.
Escolha a tecnologia adequada
Invista em um sistema de controle de ponto eletrônico que atenda às necessidades da sua empresa. Opte por soluções que ofereçam funcionalidades como registro via aplicativo, reconhecimento facial e geolocalização.
É bom lembrar que quanto mais moderno for o sistema, maiores as chances dele não ferir alguma diretriz da Portaria. Por exemplo, um relógio de ponto digital envia os registros de entrada e saída automaticamente para um sistema de armazenamento seguro. Além disso, os sistemas modernos já oferecem a possibilidade de gerar os comprovantes em PDF e armazená-los, conforme as especificações.
Conscientize seu pessoal
Explique para seus colaboradores sobre a importância de registrar corretamente as entradas, saídas e intervalos. Além disso, ensine-os a usar o equipamento e fazer a verificação de que o ponto foi registrado com sucesso.
Geralmente, os sistemas eletrônicos de registro de ponto são fáceis de usar, bastando passar um cartão ou a digital e esperar um bipe sonoro, por exemplo. Contudo, é importante conscientizar os colaboradores sobre o porquê de você ter implementado esse sistema. Assim, eles verão que você se preocupa com a transparência dos registros, e isso melhora a relação entre a empresa e os empregados. Aliás, esse é um benefício extra de se adequar.
Portanto, agora que você já sabe tudo isso, responda: seu controle de ponto está de acordo com a Portaria 671 de 2021? Aqui na Estáter Tecnologia temos diversas opções e podemos te auxiliar, entre em contato conosco.
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